审核组长如何做

只要具备了审核员资格，经审核部委托就可以担任审核组长，能够担任审核组长并不难，但是能够胜任审核组长，当一名好的审核组长也不是很容易，特别是在当前认证市场激烈的竞争情况下，如何保证我们不丢掉认证企业，在对受审核方真诚热情的同时，又不失认证的原则，做到不卑不亢，的确需要我们的审核组长要具有较强的表达、交流的能力，具有较高的领导、管理审核组协调审核工作的能力，通过我们的言谈举止、专业水平，赢得企业对我们的信任。   做为一名审核组长的确很不容易，下面就本人担任审核组长的切身体会及几年来验证审核组长的工作经历，就如何当好审核组长谈几点粗浅的意见。

    一、做好审核前准备  （一）做好文件审查    1、检查受审核方质量手册，程序文件是否覆盖标准要求    按照标准的要求检查受审核方质量手册、程序文件是否符合标准要求。标准规定的各条款质量手册是否给予了描述（包括a、b、c、d等条款），质量手册是否覆盖了标准要求。我发现经审核组长文审后质量手册：各条款归口管理部门不明确，有的条款无归口管理部门，不按照标准a、b、c、d等条款的要求进行描述。例如：5.3 质量方针  5.4   质量目标见本手册03章，翻开03章只有企业的质量方针、质量目标，未按照标准中规定的a、b、c、d等条款进行描述；4.2.1 4.2.2条款质量手册均不描述，直接就描述4.2.3条款；7.1条款产品实现过程的策划未识别和确定产品实现的过程，也未按照标准a、b、c、d等条款进行描述；8.1条款质量手册就把a、b、c条款按标准抄下来，至于如何证实产品的符合性？如何确保QMS的符合性？持续改进QMS的有效性均不做规定，而我们出具的文审报告需要修改地方只有一条就是：企业在组织机构图中是技术‘部’，在´条款中为技术‘科’；有的单位质量手册及有关文件没有规定部门、人员的职责权限漏掉了7.2.1、7.4.2  等条款，8.2.4 条款还在描述紧急放行，例外转序。该企业是生产塑料产品的单位，但删减 7.5.2 条款，而我们的文审报告对这些问题未提出任何修改意见，其需改进条款、未包括条款均填“０”。

我想这样的文件初审是否合适？质量手册各条款的描述该不该覆盖标准的要求？包括a、b、c、d条款是否应全部覆盖到？我提出来供大家讨论，我为什么提出这样的问题呢？有的同志跟我讲：质量手册不必对a、b、c条款均描述。我认为受审核方质量手册一定要覆盖标准要求，否则不能声称符合GB/T 19001—2008版标准。我记得我们国家1988年10月宣布等效采用８７版ISO9000 标准颁布了GB/T 10300《QM和QA系列标准》，大家都知道将国际标准转换为某一个国家或地区标准分为三个档次即：等同、等效、参照，我们国家因是等效采用国际标准，所以在编辑做了小小的修改，将标准中的小注取掉，但这套标准的实施在国际交往中，在贸易往来的技术交流中人家是不承认的。因此我们国家为尽快与国际惯例接轨，于1992年12月宣布等同采用87版ISO9000标准，颁布了GB/T 19000－1992《QM和QA系列标准》，由此可见我们受审核方质量手册漏掉了这么多条款，怎么能够声称符合标准要求呢？所以，我认为做为一名审核组长，既要对标准特别熟悉，又要认真负责的做好文件初审，并且在审核实践中不断提高文件初审的能力。      2、检查质量手册各条款质量职责的规定与职能分配表、程序文件是否一致，有无矛盾、不一致不相容的地方。在文件审查中经常发现：一个条款多个部门管，有的条款无人管；质量职责中规定7.1条款技术部归口管理，职责分配表中规定为生产部，这种情况很多，在文件审核时一定要认真检查其文件的一致性。     3、现场审核应对受审核方QMS文件继续审查。重点检查其编制的程序文件、作业文件是否科学、合理、具有可操作性。例如某受审核方将焊接确认为特殊过程，提供的焊接作业指导书只规定了焊接电流、电压的工艺参数，未明确焊接的类别，因为不同的焊接类别，例亚弧焊、电焊、CO2保护焊所控制的工艺参数是不同的，且不规定焊接使用设备的名称、规格、型号焊条（丝）直径、材料厚度、监控要求等均不做明确规定。其提供的焊接作业指导书规定的焊接电压380V，电流660～720A；现场查看焊接机电流提供能力为0—400A，很显然编制的作业文件与设备能力不符。  前不久审核了一个汽车后视镜生产单位，提供的最终产品检验规程规定：最终产品出厂要求100%进行检验，检验项目：盐雾试验、耐高、低温试验、耐振动试验、反射率、失真率、曲率半径；我看了后，跟企业谈：根据国家标准的规定，盐雾试验、耐高、低温试验、振动试验属型式试验项目，不可能工厂每批都做出厂检验，这样我们所花费的成本太高了，按照国家标准的规定其型式试验每二年进行一次，其反射率、失真率、曲率半径每批出厂检验均要做，其抽样方案执行GB2828，并应明确测量手段，经进一步了解企业根本不会测量，也不具备其测量手段，可想企业所编制的作业文件可操作性在哪里呢？产品质量又如何保证呢？  文件审查非常重要，如果企业编制的文件不准确，实施就不准确，实施不准确提供的证实也就不准确，这将会形成一个连锁反应。所以我们必须要做好文件审查，发现问题及时与受审核方交换意见，敦促他们采取措施加以改进，制定既要科学、合理，又便于操作的QMS文件。   （二）将审核部准备好的文件包中的各种表格、记录分门别类整理好  做为一名审核员，特别是审核组长时时都要体现审核是一种高度职业化、专业化的审核形象，在进入现场审核前，审核组长应做好充分审核准备，包括各种表格、记录的分类，为了现场审核中各项工作都有条不紊：  （1）我每次都会把本次审核不需要现场核实的，能够填写的合同编号，受审核方名称、地址、审核日期、电话、传真等填写好；  （2）需要企业签字、盖章的资料放在一起或用曲别针别在一起；     （3）根据审核计划的安排为每一次审核员准备好审核内容表、审核记录表、不合格报告、审核经历表等；  （4）需要审核员签名的在进入现场的头一天均签好；这样做省的到现场审核时乱翻乱找，处处体现我们审核工作有章有序。我前不久为一名审核组长验证，因为审核组长离受审核方非常近，待审核组碰头后，审核组长经与受审核方商量决定不住宾馆，回家住。第二天7：50准时到达受审核方，8：00准时召开首次会议，走的时候我特意叮嘱了一下：“千万别迟到，因为首次会议特别重要，况且这个受审核方的领导非常重视”。第二天早晨8：00时，受审核领导及参加会议的人员均来到了会议室，在那里静静的等着，可是我们的审核组长还没有到，至到8：15这位审核组长匆忙赶到。我发现他手里拿了一部手机，其他的什么都没有。我心里正纳闷现场审核怎么什么都不带，这时候我发现他问另外一个审核员要“文件”呢？审核员把文件袋递给了他，只见他接过文件袋当着所有受审核同志的面把所有的文件都从文件袋里抖落出来在那里翻，我问他找什么，他说“签到表”，这位审核组长在众目睽睽之下不停的翻找，越着急越找不出来，这时候的会议室就开始有点乱了，有交头接耳的、聊天的、打手机的、站起来出去的。这位审核组长终于找到了这张签到表，但上面是空白的。试想我们这样的开端会给企业留下什么样的第一印象呢？而且这一天还在接受验证，如果不是验证，又将是一个什么样呢？我当时想了很多，说实在的心里真不是滋味，所以做为一名好的审核组长，审核前的准备也是十分必要的。 二、主持好首、末次会议  首、末次会议的主持是反映一名审核组长是否具备表达的能力、交流的能力最好的一种表现形式。首、末次会议主持的好，有助于树立审核是一种严格、严谨、有组织、有系统、按计划审核的风格。独立性、公正性、权威性是审核的生命的审核形象，特别是首次会议将给企业留下第一印象。现场审核时发现我们的审核组长现场审核准备不充分，首、末次会议主持显得很生疏，其首、末次会议按照首、末次会议主持词照本宣科的念，亦显得结结巴巴，哆哩哆嗦，还有的审核组长在首次会议上不按照首次会议规定的内容向受审核方交待清楚，比如说关于审核的方法、不合格严重程度的划分、审核结论、后勤安排等均不谈，显得很随意，树立不起审核是严肃的、是一种独立的、公正的、有组织、有系统按计划进行、准时开始、准时结束、简短而明了的审核风格，也树立不起审核是一种高度职业化、专业化的审核形象，所以做为一名审核组长其表达能力是很重要的，但是我们每一位审核员、审核组长其语言表达、文字表达能力是有差异的，有的同志口齿清楚、逻辑性好，首、末次会议显得很严谨、生动，给人振奋；有的在表达能力上稍差一些，但是无论是语言表达能力强的或者稍差的，我们做为一名审核组长均应严格按照首、末次会议的内容，或者我们中心规定的主持词的要求，严格首、末次会议的主持，我想一个熟练的或者称职的审核组长其首、末次会议主持词应当记在脑子里。另外，我简单谈一下末次会议。末次会议非常重要，一些比较小的企业，一般领导沟通和末次会议同时进行，这时候就需要审核组长有较好的交流能力，体现审核组长领导、管理审核组、协调审核工作的能力，控制时间的紧凑、时时体现审核是规范的、是按计划进行的，在这个会议上审核组长要重申审核的目的、依据、确认审核的范围，向受审核方对我们工作的支持与配合，使我们审核工作得以顺利的完成表示感谢。在我们宣读本次审核开出的不合格报告、综合评价意见及宣布审核结论之前，审核组成员就本次审核所发现的一些薄弱环节与受审核方交换意见，并且做为审核组长应在审核员发言的基础上做一些总结发言，对审核中所发现的一些薄弱环节、体系运行中存在的一些严重的问题，要在末次会议上严肃的提出来而且一定要谈透，我们提出的问题既要让受审核方接受，又不失我们审核的原则，同时更不要咄咄逼人，居高临下，以我们的审核发现能力、我们的专业水平、我们的真诚，赢得企业对我们的信任，让企业觉得我们提出的问题是存在的，是事实，而且是行家里手，不是老外，提出的这些问题是为了企业今后更好的发展，让企业感到审核不是走形式、走过场。去年12月曾审核一个焊接材料厂，其提供的某种型号规格的焊条最终产品检验报告，其拉力试验结果为560Mpa、558Mpa并盖有企业红章及本厂检验员签名，我们在与领导沟通及审核7.6条款时，发现该企业没有拉力试验机，那么560Mpa、558Mpa是如何出来的呢？我们经过进一步调查据有关领导及检验员讲：“是算出来的。这些年来一直都这样”。末次会议上我们非常严肃、诚恳的就最终产品出厂检验问题与领导层及参加会议的同志充分交换了意见，进一步向企业说明：产品出厂检验非常重要，通过检验、试验检查我们的产品是否符合标准要求，是否能够满足顾客的需求，产品拉力试验项目很重要，因为国家、行业标准规定：每批出厂的焊条均要做拉力试验，如果我们企业没有拉力试验设备，可以委托试验，或者做为专业生产企业从长远考虑应购置一台拉力试验机，总之我们不能出具这样的报告，所以我们希望企业在规定的时间内采取有效的纠正措施加以改进。老板在会上非常感慨地说：“这次我真是受教育，对我触动太大了，我一定在最快的时间内买一台拉力试验机，其实也花不了多少钱，通过试验我们对出厂的产品质量心中有数，这样也是对顾客负责”。     我做审核组长不管时间多么紧张，我都会把在本次审核中通过与领导的沟通、了解、通过现场审核寻找的客观证据，根据中心审核报告规定的内容：对企业QMS的符合性、有效性、自我完善机制、方针、目标实施情况；领导质量意识、资源配置、产品质量状况、顾客满意度及顾客投诉情况、生产过程控制情况，特别是企业为了提高产品质量在测量手段上的资金投入，改善生产工作环境、扩大再生产为企业发展增添后劲等方面以及对企业薄弱环节及改进的建议，用文字形式描述出来，这样做体现我们审核是一种正式的、规范的、严肃的；通过我们对企业的综合评价，对企业所取得的成绩给与了充分肯定，使企业感到心悦诚服，体现了我们对受审核方的尊重，进一步拉近了我们与受审核方之间的距离。 三、 控制好审核气氛和审核时间 （一）控制好审核气氛       现场审核我发现我们一些审核组长或审核员在审核管理层时提问方式比较简单生硬，且不分对象，不注意受审核方规模大小，特别是文化程度高低，大多数审核员审核管理层时均会提出：①请最高管理者介绍质量方针制定的依据是什么？②管理评审什么时候进行的？③管理评审的时间间隔是多长时间？④管理评审的输入是什么等等，最高管理者边回答，审核员边记录，记录下来就算完事。有一次我给一个审核组长进行验证，这个企业是一个计算机软件开发的单位，其领导人文化水平及学历相对较高，我们的审核组长也采取了同样的方式进行提问，这时候这个企业的最高管理者忽然提出你提的这些问题我觉得都是小儿科，好象是在考小学生，我不想回答你这个问题，这时候双方都进入了非常尴尬的地步，审核气氛显得十分紧张，为了缓和这种紧张的气氛，我就对这位最高管理者说：“张总您的学历、资历严格的讲都很高，大概从来也没有接受过这样的审核，您有点接受不了，但是我们和管理层座谈，最高管理者接受审核这是我们必须要进行的一项工作，请您能够理解。这样吧，我们想听听你对质量方针的理解，特别是您亲自主持制定的“科技领先、顾客至上、精益求精、竭诚服务”这个质量方针他是我们公司的什么呢？这个老板想了半天回答说：‘应该是我们的生命吧，或者是我们公司的法规吧！是我们的生存和发展的原则’，我问他是吗？我跟他讲：‘质量方针做为我们公司的一把手最高管理者是要十分清楚的，因为质量方针第一是最高管理者主持制定、颁布的；第二是经营总方针的一部分。第三要让全体员工所理解并坚决贯彻执行；因为质量方针是我们企业质量工作的宗旨和方向，它体现了最高管理者对质量工作的指导思想和对用户，潜在用户及持续改进质量管理体系有效性的承诺。’这时候最高管理者说：‘刘老师你说的这个质量方针又精辟又好记’，我对他讲：‘这不是我的语言这是标准及有关术语的规定’审核气氛开始融洽起来。接下去我还是请张总回答，‘有了质量方针我们就制定了质量目标，那么方针和目标是什么关系呢？’有的说：‘方针是战略，目标是战术；有的说方针是宗旨，目标是原则’等等。我对他们讲“这些基本的概念应当很熟悉而且应该记在脑子里，有了方针就制定质量目标，目标是方针的具体体现。因此质量方针是制定质量目标的依据，基础；质量方针为制定质量目标提供了框架。因此方针和目标应当相一致，相适应。下面我们就可以看一下我们制定的质量目标是否体现了方针，是否质量目标和质量方针相一致，相适应。这时候他们会发现质量方针、目标尚有不够适应的地方，同时他们也深深感到对质量方针、质量目标、方针与目标之间的关系尚有不够清楚，需要改进。接下来我们又了解了管理评审的有关情况，调阅了管理评审的有关资料，与管理层沟通了对质量管理体系适宜性、有效性、充分性的理解，了解了质量方针，目标的实现情况。通过审核，使他们改变了态度，这位认为审核员提出的问题是小儿科拒绝回答问题的最高管理者深受感动，站起来向我们审核组深深的鞠了一躬，表示敬意和感谢！     （二）控制好审核时间       有一次我给一位审核组长验证，审核组长很认真，但是抓不住各条款审核的重点，仅4.1条款就从8：30—11：30，在这期间让管理层提供了大量的有关对过程进行监视和测量的依据、证据。管理层的人员就委派陪同人员取资料、审核组等资料、资料来了审核组长在那里抄资料，似乎没有管理层人员什么事，他们显得很轻松，抽烟、喝水、打手机，其实我们每一个审核员特别是审核组长一定要熟悉和了解标准，掌握审核的方法和技巧。象4.1条款，只要领导层大概了解4.1总要求这个条款的内容。知道我们这个单位是依据GB/T19001—ISO9001：2008版标准建立、实施、保持QMS，并形成文件，对QMS过程进行了识别并确定，可进一步了解识别和确定了哪些QMS过程，只要能够说出识别并确定了管理职责、资源管理、产品实现，测量分析和改进四大过程，并确定他们之间的顺序和相互作用，为实现这些过程配置了资源，确定了为确保过程的有效控制的方法和准则；对这些过程进行监视和测量，有了问题要认真分析、采取措施加以改进，使QMS持续有效运行，就可以了。大多数企业的领导回答不出来，要靠我们的审核员加强一下其对标准的理解和认识。审核管理层时，时间一定要控制好，要紧凑，不要总是要求管理层提供证据，比如说：5.1条款很多审核组长都让最高管理者提供向员工传达满足顾客要求及法律法规重要性的证据，我们可以从另外角度来审核管理层，比如：“您做为最高管理者，向我们的员工做了哪些方面的管理承诺？”这些问题一定要让他谈，实在回答不上来时，我们再提示他，请他记住对这个条款的理解。通过我们的审核要使管理层深深感到领导在QMS中的作用，提高其对贯标认证工作的认识，通过我们的审核只要他们有一点提高，一点触动，我们就知足了，千万不要让他们形成认证也就是那么回事，糊弄糊弄就行了，所以管理层的审核也涉及审核的技巧和方法，另外一定要在规定的时间内完成审核计划安排的内容，千万不要在一些技节问题上耽误时间，要不断提高控制审核时间的能力。  四、控制好二个自我完善机制的审核力度  审核管理评审的时候大多数会问管理评审什么时候进行的？管理评审时间间隔多长时间？管理评审输入是什么等，接下去就调阅有关管理评审的资料，将其有关内容记录下来就算完事。不少企业管理评审结论都会在管理评审报告中这样写到：通过管理评审本企业所建立的质量管理体系是适宜的、充分的、有效的。作为审核员就应当了解其质量管理体系适宜性、充分性、有效性的依据，特别是质量方针，目标的实现情况，是一定要提供的，一定要让他们清楚的知道质量管理体系充分性、有效性的内涵，但是我们的审核员往往审核不到这一步，只要有管理评审的资料就可以了，至于做的对不对，充分不充分，也不提什么问题。企业往往就认为我们管理评审做的不错了，失去了改进的机会。我审核了不少单位，应该讲管理评审做得到位，有深度的的几乎没有，但由于我们的审核员审核力度不够，因此对企业掌握管理评审，提高自我完善的能力是不利的。  作为审核组长我经常会在末次会议之前了解一下内审实施情况，大多数审核员会干脆的回答：内审做了，做的还行，没什么问题。为了评价企业的自我完善机制，我经常会把内审的资料调过来了解一下内审实施情况，严格的讲常内审和和管理评审一样大多是咨询公司帮助做的，这很难以提高企业自我完善的能力。编制的检查表都是通用的，甚至打印成固定的格式，一般都不会漏掉条款，但是我们经常都会从检查表的审核记录栏内发现，每个条款的审核记录栏内大约都记着：回答正确，有台帐，建立规程和控制程序。例如抽查质检科8.2.4条款，其审核记录大多是：有操作规程，进货过程，成品检验均有记录； 7.6条款的审核记录是：建立了台帐，周检计划，计量器具送检有记录,其余条款也有类似情况。遇到这种情况我大都和审核员交换意见，建议他内审要开不合格，因为从审核记录中没有体现审核是一个抽样过程，也没有抽到样本具体情况的记录。另外不合格项报告不合格事实原因分析欠准确，提供的纠正措施大多是纠正，提供不出纠正措施实施情况及有效性验证的证据。内审报告其审核结论缺少对质量管理体系符合性、有效性的评价意见。我对审核员讲审核组开出不合格报告的目的是敦促企业加强培训，提高内审员的审核能力，敦促他们会搞审核，会通过内审发现企业在质量管理体系运行中存在的不足，并且针对问题分析原因采取措施，使其逐渐步如良性循环，达到持续改进的目的。 五、控制好不合格报告不合格事实的判断和描述  几年的审核实践中我经常发现：我们的审核员开具的不合格报告仍停留在文件无编号、无标识、无编制、无批准；质量记录无保存期限或保存期限均一样；仓库账、卡、物不相符等等。还有的不合格报告中对不符合事实这样描述：“发证企业有两辆面包车未纳入设备台账，不符合6.3条款”；“液压机上的压力表无校准状态标识、无校准记录，不符合7.6条款”这样的不合格报告涉及到我们审核人员对不合格事实的判断。同时也总觉得这样的不符合报告，没有什么说服力，对企业震动不大，不少企业事后讲：ISO9000认证也就是那么回事，原来紧张的要命，通过审核发现原来也没什么，无非也就是文件无编号，无审批，鸡毛蒜皮的事以后注意点就是了，所以审核组长应对审核员开具的不符合报告要认真把好关。  六、控制好审核范围的界定    前不久我审议了一份生产汽车配件的受审核方材料，其审核组长是专业审核员，但查阅了全部审核记录，不知道该企业生产的是何种产品，看不出该企业产品特点、执行标准、而确定的产品范围是汽车配件的生产服务，汽车配件专业代码22.03.00，包括发动机、变速箱、转向器、传动轴、后视镜、灯、螺栓等等均属汽车配件，该企业是否具备其生产汽车配件的能力，这些产品现场审核是否全部覆盖到，因此现场审核确定的产品范围很重要，一定要界定清楚受审核方生产的何种汽车配件，甚至规格型号或轿车、货车系列均要明确，这与我们审核组长、审核员的审核能力专业水平有着直接的关系。    综上所述，我想做为一个审核组长到现场审核一定要身先士卒，率先垂范，不仅要有严格的工作时间、严谨的工作态度，还必须熟悉和掌握ISO9000标准，了解企业和产品的特点，了解国家、行业标准及适用的法律法规，这样我们提问题，寻找客观证据才会有的放矢，包括开具的不符合报告才会有说服力，才能在企业中树立审核是一种高度专业化，职业化的审核形象，通过审核组长与受审核方表达、交流的确力，树立审核组在企业中的形象，树立审核员的威信，从而树立起认证中心的认证信誉和口碑，因此在当前激烈的认证市场竞争中我们的审核组即要对企业真诚热情，又不失审核原则；即要保证我们的认证市场，又要确保QMS市场的有效性，这就需要我们每一位审核组长在今后的审核实践中不断提高自身素质，不断提高领导、管理审核组、协调审核工作的能力，不断提高和掌握审核的技巧和方法，提高专业水平的审核能力。